Utazásszervezés mesterfokon: a hatékony szervezés 6 lépése

1. Úti cél kiválasztása

Mielőtt a szervezéssel kapcsolatos gyakorlati teendőkbe bele tudnánk vágni, ki kell választanunk, hova szeretnénk elutazni. Ha nincs a fejünkben egy konkrét úti cél, számos tényező alapján dönthetünk. Ha például az a célunk, hogy a lehető legolcsóbb repülőjegyet szerezzük be, akkor jól jön, ha rugalmasak vagyunk az úti cél tekintetében, és oda utazunk, ahová a legkedvezőbb áron juthatunk el. Leszűkíthetjük az úti célok listáját a tervezett programok alapján: más ország lesz jó választás, ha hegyvidéki kirándulást tervezünk, és más akkor is, ha városnézésre vagy tengerpartra vágyunk. Az is segíthet, ha képeket nézünk vagy elolvasunk néhány cikket egyes városokról – ezekből már könnyen kiderül, hogy melyik úti cél tetszik nekünk leginkább. Befolyásoló tényezők lehetnek még az országok beutazási szabályai és anyagi lehetőségeink is, de az biztos, hogy bárhogyan döntünk, az utazás mindenképp felejthetetlen kaland lesz.

2. Utazás és szállás lefoglalása

Az úti cél kiválasztása után a következő lépés az eljutás és az ott tartózkodás megszervezése. Autós utazás esetén nézzünk utána, milyen autópálya-használati díjakkal kell számolnunk az adott országban, és hogyan vehetjük meg a megfelelő autópálya-matricát. Ha repülővel, vonattal vagy busszal utazunk, vegyük meg időben a jegyünket, nehogy lemaradjunk a választott járatokról. A szállás lefoglalása tekintetében is több szempont befolyásolhat minket: milyen közel van a városközponthoz, mennyibe kerül, van-e saját konyhája, teljes apartmanról, vagy csak egy privát szobáról van szó… Érdemes egy listát készíteni a számunkra meghatározó szempontokról még a szállásfoglalás előtt, és ezeknek megfelelő szűrőket alkalmazni a keresés során. Így elkerülhetjük, hogy olyan szállások végigböngészésével töltsük az időt, amelyek valamilyen tekintetben nem megfelelőek.

3. Beutazás és úti okmány ellenőrzése

Ha a szervezés során eddig még nem ellenőriztük az úti célunk beutazási szabályait, akkor erre is feltétlenül kerítsünk sort: nézzük meg, mi a feltétele annak, hogy beutazhassunk, és bizonyosodjunk meg arról, hogy megfelelünk ezeknek a feltételeknek. Ezt az utazás előtt rendszeresen érdemes ellenőrizni, nehogy meglepetés érjen minket a repülőtéren vagy a határnál. Emellett az úti okmányunk – személyi igazolvány vagy útlevél – érvényességét is minél hamarabb ellenőrizzük, hogy még legyen időnk intézkedni, ha esetleg lejárt. Ha nem Európán belül utazunk, egyéb adminisztratív teendőink is lehetnek, mint például vízum igénylése – ezeknek a teendőknek mihamarabb álljunk neki, hogy minden folyamat lezáruljon az utazás időpontjáig.

4. Útiterv elkészítése

Az első három pontot 2-3 hónappal az utazás előtt érdemes kipipálni, ám ahogyan közeledik a várva várt időpont, újabb szervezési feladatoknak kell nekilátnunk. Az egyik legizgalmasabb teendőnk az útiterv elkészítése, melynek során igazán belemerülhetünk a választott úti célunk szépségeibe. Olvassunk úti beszámolókat, cikkeket, nézzünk videókat a látnivalókról, és gyűjtsünk össze ezekből magunknak minden olyan programot és látványosságot, amit semmiképp sem szeretnénk kihagyni. Írjuk a programok mellé azt is, hogy nagyjából mennyi időt fognak igénybe venni – ennek megfelelően tudunk kalkulálni azzal, hogy mi minden fog beleférni az időnkbe, és mi az, amit esetleg ki kell hagynunk. Természetesen ne lőjünk le előre minden meglepetést a látnivalókkal kapcsolatban, éppen olyan mértékben tájékozódjunk, hogy izgalmas maradjon a várakozás. Sok helyen a belépőjegyes látványosságoknak van egy néhány órás ingyenes időszakuk, így ezt is figyelembe vehetjük a szervezésnél, ha egy kicsit spórolnánk. Nagyon fontos utánajárnunk annak is, hogy hova kell előre megváltanunk a belépőjegyet, nehogy lemaradjunk valamiről az online belépőjegy hiányában. Úti célunk tömegközlekedési lehetőségeiről is tájékozódjunk előre – a költségvetésünk szempontjából sem árt, ha tudjuk, de az időbeosztást is megkönnyíti, ha nagyjából kalkulálhatunk az utazási időkkel. Több városban van lehetőségünk városkártya kiváltására, ami egyes helyeken csak a tömegközlekedés igénybevételét, máshol viszont belépőjegyeket is magában foglalhat, ezért ezt is fontoljuk meg, mielőtt útnak indulunk. Számos városkártyát előre, online is kiválthatunk, ezért a szervezés ezen szakaszában akár már ezt is beszerezhetjük.

5. Biztonság megteremtése

Az izgatott szervezkedésben nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy biztonságban tudjuk magunkat a nyaralás idejére. Érdemes a Konzuli Szolgálat weboldalán regisztrálni utazásunkat, hogy konzuli védelmet kapjunk rendkívüli események bekövetkeztekor. A regisztráció során meg kell adnunk a szállásunk nevét és címét is, ezért ezt a lépést mindig a szállásfoglalás után tegyük meg. Ezen kívül fontos utasbiztosítást is kötni, amiről pedig az útiterv elkészítését követően tudunk gondoskodni, ugyanis a biztosítás megkötésekor jó, ha tudjuk, hogy szeretnénk-e sportolni vagy inkább a pihenésről fog szólni az utazás – a tervezett programok ismeretében alakíthatjuk ki a leghatékonyabb védelmet. Kezdő utazóként nem biztos, hogy tudjuk, mennyi különféle utasbiztosítás létezik – ahhoz, hogy a legmegfelelőbbet megtaláljuk, érdemes egy összehasonlító portál – például a Biztosítás.hu – segítségét igénybe venni, ugyanis itt több biztosítói ajánlat közül választhatunk. Amikor megkötöttük az utasbiztosítást és megkaptuk a kötvényt, a kötvényszámot és a biztosító elérhetőségét osszuk meg útitársainkkal, egy olyan rokonunkkal vagy ismerősünkkel, aki nem utazik velünk, valamint nálunk is legyen feljegyezve több helyre (a szálláson és a pénztárcánkban mindenképp).

6. Az utolsó simítások

Közeleg az utazás időpontja, már számoljuk a napokat az indulásig… milyen teendők várnak még ránk az utolsó hetekben? Ha szeretnénk készpénzt vinni magunkkal, akkor ne felejtsünk el váltani – szintén utazóblogokból tájékozódhatunk arról, hogy az egyes országokban mennyire jellemző a kártyás fizetési lehetőség. A bankunknál érdemes lehet bejelenteni, hogy külföldön fogjuk használni a bankkártyánkat, ezzel elkerülve, hogy tévedésből automatikusan letiltsák a kártyát. Egyes külföldi országokban a Magyarországon használttól eltérő konnektorok vannak, így elképzelhető, hogy átalakítót kell magunkkal vinnünk, hogy a telefontöltőnket vagy más elektromos eszközeinket használni tudjuk. Bizonyára van lehetőség külföldön is átalakítót vásárolni, de biztosabb megoldás, ha már itthon utánajárunk és beszerezzük. A repülőre felvihető poggyászok száma, mérete és súlya korlátozott, így ennek is nézzünk utána, mielőtt belevetnénk magunkat a csomagolásba. Ezek után pedig nem marad más hátra, mint bepakolni a bőröndöt, és élvezni szervezési munkálatunk eredményét, az utazást.